Offenlegung von Jahresabschlüssen
Der anstehende Jahreswechsel gibt Anlass, Sie über die gesetzgeberischen Entwicklungen zur Offenlegung von Jahresabschlüssen zu informieren.
1. Offenlegungspflicht
Nach der gesetzlichen Regelung haben Kapitalgesellschaften ihren Jahresabschluss beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers einzureichen. Jahresabschlüsse für ein vor dem 1. Januar 2006 beginnendes Geschäftsjahr sind allerdings - wie dies bis zum 1. Januar 2007 gesetzlich vorgesehen war - bei den Handelregistergerichten einzureichen.
Neben Kapitalgesellschaften sind auch große Personenhandelsgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften, bei denen keine natürliche Person persönlich haftet (insbesondere die GmbH & Co. KG), Zweigniederlassungen bestimmter ausländischer Kapitalgesellschaften, große Einzelkaufleute, eingetragenen Genossenschaften, Banken, Versicherungsunternehmengroße wirtschaftliche Vereine und große öffentlich-rechtliche Rechtsträger als Kaufleute offenlegungspflichtig.
1. Einzureichende Unterlagen
Große und mittelgroße Gesellschaften haben folgende Unterlagen einzureichen:
- den Jahresabschluss mit dem Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers,
- den Lagebericht,
- den Bericht des Aufsichtsrats,
- den Ergebnisverwendungsvorschlag und Ergebnisverwendungsbeschluss,
- die Entsprechenserklärung nach § 161 AktG.
Für eingetragene Genossenschaften gelten Besonderheiten.
2. Erleichterungen für mittelgroße und kleine Gesellschaften
Für mittelgroße und kleine Kapitalgesellschaften sieht das Gesetz Erleichterungen vor:
- Mittelgroße Kapitalgesellschaften: Es sind mit dem Jahresabschluss nur eine verkürzte Bilanz und ein verkürzter Anhang einzureichen und offen zu legen.
- Kleine Gesellschaften: Einzureichen und offen zu legen sind nur Bilanz und Anhang.
2. Form
Seit dem 1. Januar 2007 müssen die Unterlagen elektronisch bei dem Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers eingereicht werden. Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers ist der Bundesanzeiger-Verlag in Köln. Die Unterlagen können über das Internet über ein Upload-Verfahren
eingereicht werden, siehe
https://publikations-serviceplattform.de/sp/wexsservlet.
Bis zum 31. Dezember 2009 können die Unterlagen zwar stattdessen auch in Papierform eingereicht werden, die hierdurch entstehenden Mehrkosten hat indes das Unternehmen zu tragen.
3. Frist
Bei der Frist, innerhalb derer die Unterlagen eingereicht werden müssen, gab es keine Änderungen: Sie müssen unverzüglich nach ihrer Vorlage an die Gesellschafter, spätestens zwölf Monate nach dem Abschlussstichtag eingereicht werden. Für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften gilt eine kürzere Einreichungsfrist von vier Monaten.
4. Sanktionen
Die bisherige Praxis, wonach nur wenige Unternehmen ihren Offenlegungspflichten genügt haben, kann teuer werden:
Wenn die Unterlagen nicht, nicht rechtzeitig oder nicht vollständig eingereicht werden, leitet das Bundesamt für Justiz von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren ein. Ein Antrag, der bis zum 1. Januar 2007 Voraussetzung für die Einleitung eines Ordnungsgeldverfahrens war, ist nicht mehr erforderlich.
Das Bundesamt für Justiz bezieht seine Informationen von den verschiedenen Registern, die zur systematischen Bereitstellung der Daten verpflichtet sind. Während man sich früher "durchschummeln" konnte, weil die Nichteinreichung der Jahresabschlüsse nicht auffiel, erlaubt der automatische Datenabgleich zwischen den Informationen des Unternehmensregisters und des elektronischen Handelsregisters erstmals eine effektive Durchsetzung der Einreichungspflicht.
Für Verstöße gegen Offenlegungspflichten drohen Ordnungsgelder in Höhe von € 2.500 bis € 25.000, die sowohl gegen die Gesellschaft als auch gegen ihre gesetzlichen Vertreter festgesetzt werden können. Das Ordnungsgeld muss allerdings vorher angedroht werden. Es kann bei Nichtbefolgung mehrfach festgesetzt werden. Der Einspruch gegen die Androhung des Ordnungsgeldes hat keine aufschiebende Wirkung.
Ein Ordnungsgeld kann im Sechs-Wochen-Rhythmus verhängt werden. Dies kann theoretisch im Falle einer dauerhaften Weigerung, den Jahresabschluss offen zu legen, zu einer Belastung bis zu etwa ? 190.000/Jahr führen.
Für Fragen zu Vorstehendem und für etwaige weitere Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.
Dr. Nina Leonard
Rechtsanwältin
v. Boetticher Hasse Lohmann
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